Başarılı Sunum İçin İpuçları

Günümüzde iş hayatında sunum becerileri, çalışanların kariyer yolculuğunda oldukça önemli bir yer teşkil ediyor. İyi sunum yeteneği olan çalışanların bunu kariyerlerinde avantaja dönüştürebildikleri görülmektedir.

İyi bir sunum yapmak, içeriği hazırlamakla başlar. Mesajınız ne kadar etkileyici olursa olsun, insanların kolayca anlayabileceği basitlikte iletemezseniz başarılı olamazsınız.

Powerpoint, prezi ve birçok online/offline araç iyi bir sunum yapabilmek için imkanlar sunmaktadır. Bu araçları da efektif kullanabilmek önemlidir.

1. Takip edilmesi kolay bir format oluşturun

Söylemeniz gerekenleri üç basit bölüme ayırın: giriş, gelişme ve sonuç.

• Etkileyici bir giriş: Girişte ne hakkında konuşacağınızı net ve basit bir şekilde ifade edin. Bunun katılımcılarla olan ilişkisini de ifade edebilirsiniz.
• Bir delil sunun: Sunumun gelişme (gövde) bölümü, konunun ana noktalarını sayısal verilerle, kanıtlarla, çıktılarla belirtmelidir. Bu bölüm herkesi etkileyebileceğiniz yerdir.
• Temel çıkarımlarla özetleyin: Sonuç bölümü, gelişme bölümüne atıf yapılarak vermek istediğiniz mesajı belirteceğiniz yerdir.
• Toplamda en fazla 10-15 slayt: Kimse onlarca slaytın içinde boğulmak istemez. Unutmayın sunum esnasında gözler slaytlarda değil sizin üzerinizde olmalı. Bu nedenle kalabalık ve karışık slaytlarla rolünüzü kaybetmeyin. Sunumunuz 30 dakika bile sürse slayt adetiniz 10-15 adedi geçmesin. Çok şey mi anlatmak istiyorsunuz? Slayt sayısı size engel değil. İnsanları görsel bir hazımsızlığa sürüklemeyin.

2. Slayt içerikleri basit ve net olsun

Çok fazla metin insanların yorulmasına, dikkatinin dağılmasına neden olacaktır. Size bakmak ve mesajınızın duygusal etkisini hissetmek yerine ekranı takip edeceklerdir.

• Slayt başına en fazla 6 kelime: Pazarlama gurusu Seth Godin, slayt başına sadece altı kelime olması gerektiğini söylüyor. Kelimelerinizi dikkatlice seçin ve en uygunlarını bulana kadar gözden geçirin.
• Sunum buzulun görünen kısmıdır: Unutmayın sunum esnasında bilginin kaynağı sizsiniz. Vermek istediğiniz tüm bilgileri slayta yazamazsınız. Bir roman yazmıyorsunuz. Bu nedenle bilgileri cümleler yerine anlaşılabilir küçük kelime grupları ile yazın. Az sayıda ve kısa olmaları gerekir. Siz zaten sunum esnasında bunları açıklayacaksınız. Görsel içerikler kullanın. Bunlar daha kolay anlaşılır.

3. Tasarım detaylarına özenin

İyi tasarlanmış bir sunum hem sizin işinizi kolaylaştırır hem de katılımcıların sizi daha iyi anlamasını ve takip etmesini sağlar.

Profesyonel bir tasarımcı olmasanız da artık bir çok sunum aracı oldukça kolay tasarım yapma imkanı sağlamaktadır. Bu konuda kendinizi geliştirebilirsiniz.

• Renkleri doğru kullanın. Parlak renkler göz kamaştırabilir, ancak çok fazla yorucu da olabilir. Sunumunuzda en alakalı renkleri kullanın. Renklerin psikolojisi ile ilgili kısa bir araştırma yapmak faydalı olacaktır. Kurumsal renkleri kullanmak önemlidir. Çok fazla renk karmaşasına girmeyin. Unutmayın PC ya da tablet ekranında hoş görünen bir tasarım perde de ya da büyük bir ekranda uzaktan hoş görünmeyebilir. Bu durumu da dikkate alın.
• Yazı tipinizle tutarlı olun: Tutarlı tasarım sizi daha profesyonel gösterir. Büyük harf ve küçük harf, Times New Roman ve Comic Sans veya 8 ila 30 punto metin boyutu arasında yersiz geçiş yapmayın. Bir yazı tipi ve bir boyut ile devam edin. Vurgulamak istediğiniz kelimeleri abartmadan farklı bir renkte, şekilde veya boyutta belirtebilirsiniz.
• Mükemmellik için format: Bir slayttaki kötü pikselli bir grafik ya da resim ve kötü hizalanmış metin sizi özensiz biri olarak gösterebilir. Ayrıca amacınız mesajınızı en iyi şekilde vermek değil mi? Bu nedenle anlaşılır olmanız gerekiyor. Bu konuda özenli olmalısınız. Evet zaman alacaktır, ama sizi öne de çıkaracaktır.

4. Sunumun birkaç kez üstünden geçin

İyi giyilmiş ayakkabılar gibi, iyi bir sunumun parlak ve ışıltılı olması için genellikle birkaç tur tozunun alınması gerekir.

• Dağınık başlayabilirsiniz: Dağınık başlamaktan korkmayın. Kafanızda sunum ile ilgili kurgunuz hazırsa hızlı bir şekilde başlayabilirsiniz. Fikirlerinizi ve vermek istediğiniz bilgileri çok fazla özenmeden slaytlara geçirebilirsiniz. Bu aşamada bırakın beyniniz özgür kalsın. Onu sınırlandırmayın. Bunu daha sonra yapacaksınız.
• Düzenlemede acımasız olun: İlk başta çok miktarda bilgiye sahip olabilirsiniz ve her slaytta olması gerekenden fazla bilgi yazmış olabilirsiniz. Artık kendinize karşı biraz acımasız olma vakti gelmiştir. İçiniz acısa da bu aşamada içeriğinizi kısaltmalı ve net bir hale getirmelisiniz. Bildiğiniz her şeyi karşı tarafa asla tamamen aktaramazsınız. Bunu ummayın. Bir şeyi basitçe anlatamıyorsanız o konuyu pek de iyi anlamamışsınızdır.
• Bir başkasından görüş alın: Herkes ile önceden sunumunuzu paylaşmak istemiyor olabilirsiniz. Ama illaki görüşlerine güvendiğiniz bir arkadaşınız veya meslektaşınız vardır. Vaktiniz varsa ondan görüşlerini almayı unutmayın. Başka bir çift göz mucizeler yaratabilir.

5. Sunuma güçlü bir başlangıç yapın

Sunumunuza nasıl başladığınızı ve bitirdiğinizi fark yaratacaktır. İzleyiciler genellikle ilk 7 saniyede biriyle ilgili fikirlerini oluştururlar, bu yüzden başlangıca çok önem verin.

• Farklı olun: Başlangıçta bir anektot, bir hikaye, bir fıkra, tarihten bir olay anlatarak buz kırıcı etki yaratabilirsiniz. Başlangıçta sizin kadar katılımcıların da hazır olması gerekmektedir. Geç saatte, yemekten sonra ya da öncesinde birkaç toplantının yapıldığı bir toplantıda insanların başlangıçta konsantrasyon problemi olabilir. Farklı olun ve onları uyandırın.
• Bir soru sorun: Retorik sorular, bir konuyu çerçevelemenin ve fikirleri tanıtmanın harika bir yoludur. 
• Kitlenize göre uyarlayın: Hedef kitleniz hakkında ne biliyorsunuz? Ne kadar çok bilirseniz, özellikle beğendiklerini ve beğenmediklerini biliyorsanız, o kadar iyi.

6. Özgün olun

Samimi ve yürekten konuşun. Kendinizi ispatlama ya da insanları etkileme peşinde olmayın. En azından birincil amacınız bu olmasın. İşinizi iyi yapın yeter. Sonuçta, bu yüzden oradasınız ve bundan daha fazlasını yapamazsınız.

• Mizah kullanın: Mizah sunum esnasında çok etkili olabilir. Mizahi bir hikaye anlatmak engelleri aşabilir, sizi daha sevimli yapabilir ve mesajınızı daha akılda kalıcı hale getirebilir.
• Hata yapmaktan korkmayın: Hata yapma korkusu sizi aşırı derecede gerginleştirebilir. Rahatlayın, en iyi konuşmacılar bile kötü şansa sahip olabilir.

7. Sorun yaşamamak için planınız olsun

Sunumunuzun içeriği ve tasarımı üzerinde yaptığınız tüm hazırlıkları önceden kontrol etmeniz faydalı olacaktır.

• Bir alıştırma yapın: Önceden sesli sunum provası yapın. Hatta bu provaları videoya kaydetmek çok iyi olacaktır. Böylece doğru bir gözle inceleyebilir ve konuşmanızın slaytlarınızla eşleşip eşleşmediğini fark edebilirsiniz. Ayrıca çalışma sürenizi ayarlamanıza yardımcı olur.
• Bir uzaktan kumanda kullanın: Bir pointer veya uzaktan kumanda, kitleyle yüzleşmenize yardımcı olur ve dizüstü bilgisayarınıza geri dönmenize gerek kalmaz.
• Yedek malzeme bulundurun: Sunumunuzun mutlaka kopyası olsun. Gerekli ise hardcopy halini de yanınızda bulundurun.
• Bir zamanlayıcı kullanın: Size verilen süreyi aşmayın. Çok kısa sürede de sunumunuzu bitirmeyin. Telefonunuzu sessiz moda alın ve konuşmaya başlar başlamaz kronometreyi ayarlayın.

8: Sonuç aşamasında katılımcılara odaklanın

• Duygusal bir izlenim bırakın: ‘Söyledikleriniz unutulabilir, ama hissettirdikleriniz unutulmaz’ diyor şair Maya Angelou.
• Önemli çıkarımlar için duraklama kullanın: Kitlenin belirli bir şeyi hatırlamasını ister misiniz? Yavaşça söyleyin ve sonunda bir duraklama bırakın. Sessizlik söylediklerinizi vurgulayacak ve anlamlı kılacaktır.
• Ana mesajınızı iletin: Eylem çağrısı, aksiyon planı ve öneriler, sunumunuzu güçlü ve etkili bir şekilde tamamlamanın en iyi yoludur.